Holluf Pile Tornbjerg Idrætsforening
HPTI

Referat af HPTI's ordinær hovedgeneralforsamling den 20. august 2020:

Næstformand Frederik Pryds bød velkommen til generalforsamlingen.
 
Ad 1. Valg af dirigent 
Klaus Jepsen blev valgt som dirigent. Han konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og gav derefter ordet til næstformand for hovedbestyrelsen, Frederik Pryds.
 
Ad 2. Formandens beretning 
I formandens fravær berettede næstformand Frederik Pryds:
 
På den ordinære generalforsamling den 28. marts 2019 var der forslag til vedtægtsændring, vedtægternes § 14, men da der ikke var 2/3 af foreningens stemmeberettigede stemmer til stede, kunne forslaget ikke vedtages.
 
Formanden Henrik Christoffersen og sekretær Casper Nielsen trådte ud af forretningsudvalget. Der var ingen kandidater til forretningsudvalget.
 
Ekstraordinær generalforsamling den 25. april 2019, hvor forslag til vedtægtsændring blev vedtaget. Der blev valgt en ny repræsentant til forretningsudvalget.
 
På forretningsudvalgets konstituerende møde fik forretningsudvalget følgende sammensætning:

Formand               Benny Mølgaard
Næstformand        Frederik Pryds
Sekretær              Marlene Refsgaard
Kasserer               Frederik Pryds
 
Hovedbestyrelsen har i 2019 afholdt tre møder: 24. juni, 19. september og 25. november.
 
Tak til Susanne Buch for at ajourføre hjemmesiden. Det ser ud til at den virker efter hensigten.
 
Vi har brugt mange penge både i 2018 og 2019 til renovering/vedligeholdelse af klubhuset samt køb af inventar, men vi har også modtaget væsentlige støttekroner fra Odense Kommune.
 
I forbindelse med vedligeholdelse af mødelokalet har den enkelte afdeling fjernet gamle bilag/dokumenter på grund af persondataforordningen. Der mangler stadigvæk at blive taget stilling til materiale, som den nu lukkede håndboldafdeling har efterladt. Endvidere har fodboldafdelingen ikke fjernet gamle spillertrøjer mm.
 
Der er nye regler vedr. brug af hallen i weekenden – udfyldelse af en driftsjournal.
 
Tennisafdelingen har indhentet tilbud vedrørende opførelse af en ny padelbane samt to minitennisbaner. Padelbanen er på dagsordenen i dag.
 
Til slut en tak til resten af hovedbestyrelsen for samarbejdet i 2019.
 
Beretningen blev enstemmigt godkendt.
 
Ad 3. Forelæggelse af regnskab og budget 
Kasserer Frederik Pryds gennemgik foreningens regnskab for 2019.
 
Årets resultat: Der var et underskud på 4.816 kr. sammenholdt med et budgetteret underskud på 4.860 kr. Ultimo egenkapital: 233.571 kr.
 
Frederik Pryds gennemgik herefter afdelingsregnskaberne for 2019.
 
Årets resultat for afdelingsregnskaberne viste et underskud på 65.424 kr. sammenholdt med et budgetteret overskud på 57.392 kr. Ultimo egenkapital: 660.464 kr.
 
Regnskaberne blev enstemmigt godkendt.
 
Frederik Pryds fremlagde budgettet for 2020:
 
Der budgetteres med et underskud på 7.443 kr. i 2020.
 
Budgettet blev taget til efterretning.
 
Kassereren bemærkede derudover følgende: Foreningen har indtil nu modtaget klubhusbidrag fra Odense Kommune til betaling af renter til prioritetsgæld for klubhuset. Nu er gælden indfriet, så klubhusbidraget er ophørt pr. 30. september 2019.
 
Ad 4. Fastsættelse af bidrag til hovedforeningen for 2020
 
Bestyrelsen foreslår uændret bidrag til hovedforeningen svarende til 170 kr. pr. medlem over 18 år og 60 kr. pr. medlem under 18 år.
 
Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
 
Det blev kort drøftet hvordan de enkelte afdelinger ville være stillet økonomisk i tilfælde af en evt. yderligere Corona-nedlukning, hvis der bliver et krav om tilbagebetaling af kontingent til medlemmerne kombineret med manglende refusion af klubhusbidrag. Der var enighed om at afvente om det bliver aktuelt.
 
Ad 5. Godkendelse af byggeprojekt – tennisbane 
Peter Lindegaard fra tennisafdelingen redegjorde for afdelingens ønske om at etablere en padelbane og to minitennisbaner for børn på den tennisbane, som ligger tættest på sportsbanerne, og hvor der er store problemer med fugt.
 
Hovedbestyrelsen har i januar 2020 godkendt projektet. Der er endvidere taget kontakt til Odense Kommune, da lejekontrakten skal udvides. Der skal herefter laves en byggesag på projektet, som kommunen skal godkende inden arbejdet kan gå i gang – herunder skal det undersøges om der vil blive støjgener. Der er indhentet to tilbud, hver på ca. 500.000 kr., som vil blive søgt fra diverse fonde når Odense Kommune har godkendt projektet.
 
Generalforsamlingen anbefalede at der arbejdes videre på projektet.
 
Ad 6. Indkomne forslag 
Fodboldafdelingen har foreslået at der bliver ansat en forpagter af klubhuset. Afdelingen ønskede dog at trække forslaget tilbage.
 
Ad 7. Valg af forretningsudvalg 
Der skal vælges to medlemmer for to år.
 
Marlene Refsgaard havde givet tilsagn om at hun genopstillede og blev genvalgt for to år.
Jens Klüver blev nyvalgt for to år.
 
I forretningsudvalget sidder derudover Frederik Pryds og Benny Mølgaard.
 
I henhold til vedtægterne konstituerer forretningsudvalget sig efter hovedgeneralforsamlingen
på de fire poster: formand, næstformand, kasserer og sekretær.
 
Ad 8. Valg af revisorer 
Der skal vælges en kritisk revisor for to år.
 
Peter Rasmussen blev genvalgt.
 
Som kritisk revisor sidder derudover Olav Bojesen.
 
Ad 9. Eventuelt 
Intet til referat.
 
 Generalforsamlingen sluttede kl. 20.00, dirigenten takkede for fremmødet.
 
  


 
Stemmeberettigede på generalforsamlingen er: Hovedbestyrelsen ved forretningsudvalget og afdelingsformænd eller disses stedfortrædere, samt repræsentanter valgt på de enkelte afdelingers generalforsamlinger i forhold til antal medlemmer (dvs. 1 repræsentant pr. påbegyndt 50 medlemmer).
 

  
Referent: Inger Rose Hansen


 
Referat af ekstraordinær hovedgeneralforsamling den 25. april 2019
Referat af ordinær hovedgeneralforsamling den 28. marts 2019
Holluf Pile Tornbjerg Idrætsforening | HPTI | Nøglens Kvarter 12 - 5220 Odense SØ | CVR-nr. 30772326